カバーレターの書き方

カバーレターはさまざまな仕事の申込書の一部である1枚の書類です。
応募先が明らかにカバーレターを必要としていないときのみ、省略することができます。それ以外のケースでは、カバーレターを添付するべきです。

カバーレターの目的

カバーレターでは:
・自己紹介
・どの職種に応募するのか
・その仕事に必要なスキルや経験があるか
・読者に履歴書を読むように促す
・具体的な行動を明記する(例えば面接のお願いや、面会のお願いなど)
詳細は、このページの「カバーレターに何を記載するべきか」というセクションを参考にしてください。

カバーレターの長さについて

カバーレターは1ページに納めなければなりません。カバーレターは履歴書の要約なので、簡潔に作る必要があります。

仕事とカバーレターを一致させる

異なる仕事に同じカバーレターを使うことはおすすめできません。カバーレターではあなたが仕事や組織について何を知っているのかを示す必要があるからです。
そのためには、あなたのスキルやレベルがどのように仕事や組織にマッチするのかをできるだけ明確にしなければなりません。
以下、あなたのカバーレターをより詳細なものにするための3ステップです。

1.誰に向けたものなのかをはっきりしましょう。

「ご担当者様」という表現はできるだけ避けましょう。誰に向けたものなのかをはっきりさせるのには時間を要しますが、それだけの価値があります。
その仕事を求人広告で見つけた場合、担当者の名前や誰に書類を送るのかが明記されていることがあります。そうでなければ、雇用主や広告主に連絡を取り、誰に書類を送るのかを尋ねてみましょう。電話が最善ですが、電話番号がわからない場合はEメールでも構いません。
その人の名前を知るにあたって、ファーストネームを使うのはやめましょう。Mr.やMs.を用い、ラストネームを使いましょう。

2.仕事について詳しく知りましょう

誰に申請すればよいのかがわかったら、その人に連絡を取り、カバーレターと履歴書を、より仕事に適したものにすることができます。
聞いておくべき質問
・チームで動く仕事ですか?
・仕事を得たあと、誰に報告するべきですか?
・どのような人材を探しているのか、詳細を教えてもらえますか。
・ポジションについての説明が書かれているものはありますか?(求人広告にポジションについての記載がない場合)
これらの質問への回答は、カバーレターへのアイディアがつまっています。

3.会社についてよく知りましょう

会社をよく知ることはカバーレターを作る上でよい方法の1つとなります。
会社の名前がわかるのなら、オンラインで情報を収集しましょう。
会社のウェブサイトがあるなら、確認してみましょう。(特に会社についてのページは確認しましょう。)
会社の名前が求人広告に載っていなければ、リクルート代理店や広告主に電話し、雇用主が誰かを尋ねてみましょう。

カバーレターに記載すべきこと

カバーレターに記載するべき事項をリスト化しました。どのようにこれらの事項を記載するかは、私たちのサンプルをご覧ください。
<名前と連絡先の詳細>
名前と連絡先はカバーレターの一番最初に記載しましょう。住所を書く必要はありませんが、メールアドレスと電話番号は必ず記載します。
記載した電話番号への電話は、すぐに出れるようにしておきましょう。家にいる時間が多い方を及位、固定電話の番号は記載しないようにしましょう。
メールアドレスはプロフェッショナルな印象を与えるようなものにしましょう。
プロフェッショナルなメールアドレスがない場合は、無料のメールプロバイダーで作ることができます。ファーストネームとラストネームなど、シンプルなメールアドレスを作りましょう。
<相手の名前と連絡先>
あなたの名前と連絡先の下には、以下の情報を記載しましょう。
・書類を渡す相手の名前
・その人のポジションもしくは会社名
・その連絡先
これらの情報を見つけるのが困難な場合は会社に電話をして、担当者に確認しましょう。
また、「ご担当者様」を使うこともできますが、最終手段とします。
<あなたが応募する仕事の名前>
カバーレターのはじめは、どの仕事に応募するのかを明記しましょう。
例えば、「Re: 在庫管理者への応募」と記載することもできますし、パラグラフを書く(私は最近広告に掲載されていた在庫管理者の職へ応募します。)ことも可能です。
<あなたのスキルのリスト>
あなたのスキルや経験をカバーレターに載せましょう。箇条書きでも構いません。
求人広告を見て応募する場合は、広告内または職種説明の欄に、必要なスキルや経験のリストが書かれていると思います。また、「望ましい」スキルや経験も掲載されているかもしれません。あなたのカバーレターには、必要なスキルや経験だけではなく、望ましいスキルや経験についても記載すると良いでしょう。
もしスキルや経験について記載する場合は、どのように使い、どのように取得したかを示す必要があります。(例えば、チャイルドマインディングのスキルがあると書いたのなら、どこでそのスキルを使った仕事をしたかを記載しましょう。)
<なぜあなたがその仕事に適しているかの要約>
スキルと経験を記載した後は、なぜあなたがその仕事に適しているかを説明しましょう。(例えば、「AFLへの興味と簿記の経験を合わせると、私はこの仕事にぴったりだと思います」など)
<彼らの言語を話しましょう>
職場で使われている言語を話すということは、その職場にあなたが合っているということを示すのに良い方法です。
会社が何をしていて、それをどのように表現しているかを知ることは、カバーレターで書くべきことのアイディアを与え、どのように彼らと話すべきかのヒントになります。
例えば、機械加工ツールやキャッシュハンドリングのようなツールやソフトウェア、またはスキルがある場合は、それをカバーレターに書きましょう。(正しく書かなければなりません!)
「仕事とカバーレターを一致させる」のセクションを読み、企業について知るためのヒントを得ましょう。
<あなたの履歴書を読み、連絡をもらうように促しましょう>
あなたのカバーレターは読み手に履歴書を読むよう促して終わるべきです。また、面接をさせてもらえるように頼むべきです。
「私の履歴書のコピーを添付しました。この仕事に関して何か一報いただけると幸いです。」などの単純なもので構いません。

カバーレターに記載すべきではないこと

カバーレターに記載すべきことを知るのと同じくらい、記載すべきではないことを知るのも重要です。以下、気をつけるべきことです。
<誤植やミス>
カバーレターのスペルチェックは必ずしましょう。誰かに読んでもらうようお願いし、ミスや矛盾点を指摘してもらいましょう。カバーレターを読むように頼むのは、友人、家族、大学やTAFEのキャリア指導員やカウンセラーが良いでしょう。
カバーレターの全てをダブルチェックしましょう。会社の名前を書いているのなら、正しいかチェックしましょう。前に働いていたところについて言及している場合は、その名前も正しいことを確かめましょう。カバーレターのミスは誤植より最悪です。
<あなたの履歴書全体を含みましょう>
履歴書を切り取ってカバーレターへ貼り付けることはやめましょう。ただ繰り返すのではなく、言い換えて記載しましょう。カバーレターは短く納め、履歴書で全ての内容を記載しましょう。
<「私」の多用>
「私は~です」「私は~と思います」「私は~があります」などでカバーレターをいっぱいにするのはやめましょう。
カバーレターを書いたら、もう一度読み直し、「私は」から始まっている文章を書き換えるなどしましょう。
<他の仕事の応募に関しては言わない>
1度に複数の仕事に応募することは少なくないと思います。それは重要ですが、他の仕事の応募には記載しないようにしましょう。あなたがその仕事をしたいということを人々に納得させなければなりません。もしあなたが他の仕事も探しているということを彼らが知ったら、彼らを納得させることは難しいです。
あなたが1つ以上の仕事に応募していることは予想できますが、そうふるまわない方が良いでしょう。

求人がないときにカバーレターを書く

求人がなくても特定の会社や組織で働きたいこともあると思います。これは「アポ取り」と呼ばれます。
企業に求人がないか直接尋ねることは、あなたのやる気を見せるチャンスにもなり、仕事を得ることができるかもしれません。
現在求人がなくても、企業があなたのことを知っておけば、次に求人が出たときに連絡が来るかもしれません。
アポ取りのカバーレターは、基本的には他のカバーレターと同じように書き、少し異なる点もあります。それは:
・あなたが企業や組織についてすでに調べ、知っているということを示す
・何故そこで働くことに興味があるのか(企業がやっていることとあなたのゴール)
・あなたのスキルや経験、興味が企業や組織のゴールにどのようにフィットするか
・あなたが望むこと(例えば今求人があるポジションについてや、現在働いている人の話を聞くチャンスが欲しいなど)
・またすぐに連絡するということを明記し、その前に連絡をもらえると嬉しいということも記載する
もし数週間経っても連絡がない場合、こちらから問い合わせてみてもいいでしょう。メールや電話で問い合わせてみましょう。
アポ取り用カバーレターのテンプレートはこの種類のカバーレターの見本です。直接連絡を取るための情報はアポ取りとは?のページをご覧ください。

カバーレターをメールする

カバーレターをメールで送るように依頼してくる企業もあります。その時は:
・メールのタイトルにあなたの名前と職業名を書く(例えば、「 Jayani Lal – 管理アシスタント食への応募」)
・誰に書いているかを明確にする
・手紙のようにメールの本文をフォーマット化しない – 連絡先の詳細を載せずに直接「~様」から始める
・メールの最後は電話番号を含む連絡先で締める
・常にプロフェッショナルなアドレスからメールを送信する
どのようにメールすべきかは、サンプルの「カバーレターをメールで送る」をご覧ください。

カバーレターだけを求められた場合

企業によっては、履歴書の代わりにカバーレターだけを提出するよう求めてくる場合もあります。
その際はカバーレターにあなたの経験と仕事の条件をリンクさせることが重要です。このようなカバーレターを書く際には:
・連絡先の詳細、あなたの簡単な自己紹介など
・経験の要約
・箇条書きでそれぞれの条件を満たしていることを記載
・連絡をもらえるように促す